A operação de contencioso, aquela relacionada com processos judiciais e administrativos, pode ser bem complexa, quando a empresa tem grandes carteiras de processos. Por isso, a maior parte dos softwares jurídicos disponíveis no mercado se destinam a solucionar as dores desta operação.
A gestão das carteiras do contencioso é fundamental, não só porque passivos relevantes comprometem os resultados financeiros, mas também porque processos judiciais são indícios de risco jurídico e não conformidade legal nas relações entre a empresa e seus trabalhadores, consumidores, fornecedores, fisco, meio ambiente e etc.
O enfoque é aprimorar a recuperação de créditos, a redução dos valores de contingências, os controles e as justificativas dos riscos assumidos, pois estes dados respaldam as decisões do Gestor Jurídico e facilitam a contabilização, os reportes de compliance e ESG (vide Relato Integrado) e as avaliações de valor da própria empresa.
Há 4 abordagens principais para alcançar eficiência no contencioso:
- Capacitação e diversificação do time;
- Mapeamento, melhoria, padronização e automação dos processos operacionais;
- Utilização de plataformas para estabelecer a conectividade, integração e automação de fluxos de trabalho e documentos repetitivos;
- Captação, armazenamento e análise de dados.
Time multidisciplinar
Essa década promete ser aquela em que a eficiência operacional vai estar sempre associada à inovação tecnológica de processos. Os times da operação de contencioso devem integrar profissionais, advogados ou não, com perfis mais voltados à tecnologia, administração, gestão de projetos e finanças para desempenhar as tarefas pertinentes à parte administrativa da operação legal – o Legal Operations.
Os profissionais especializados em Legal Operations, internalizados ou terceirizados (como os do DEJU) podem fazer muita diferença na implantação, aprimoramento e treinamento relacionados com as soluções administrativas e tecnológicas inovadoras, trazendo uma nova cultura e desenvolvendo novas visões.
Análise da eficiência operacional do contencioso
Antes de trazer nossas análises, acho interessante referir outro post do blog, contando a maneira pela qual o pessoal de legal ops. do DEJU faz o mapeamento de processos.
Uma vez mapeados os processos operacionais do contencioso, conseguimos ter um entendimento sobre as entradas e saídas do jurídico interno, dos escritórios externos, das outras áreas da empresa (RH, SAC, Financeiro), enfim, de todos os envolvidos. Com isso, podemos analisar oportunidades de melhorias em cada etapa da cadeia de suprimentos do serviço e refletir:
- Se os modelos de contratação dos serviços são realmente os melhores; se devem ser internalizados ou terceirizados e, neste caso, que parte terceirizar, para qual fornecedor e por qual preço;
- Se as tarefas do fluxo que são atribuídas aos fornecedores realmente são cumpridas, se é necessário ajustar o escopo dos contratos de prestação de serviços ou mudar o modelos de contratação;
- Como a captação, armazenamento e análise dos dados relevantes podem se incorporar aos fluxos;
- E, por fim, quais os melhores fluxos.
Sobre modelos de contratação é interessante comentar a pesquisa do IBA, que refere a segmentação dos serviços jurídicos como um fenômeno crescente e irreversível, seguindo a lógica de uma gestão de processos operacionais, que busca geração de valor em cada etapa da cadeia de serviços. Os pacotes de serviços advocatícios mais abrangentes vêm dando lugar à contratação por tarefas, serviços avulsos e por projetos; serviços administrativos da operação legal e tarefas repetitivas e burocráticas vêm sendo automatizados e realocados para o time interno ou provedores alternativos de serviços jurídicos em plataformas, como o DEJU.
No que diz respeito às tarefas atribuídas aos fornecedores, é preciso desde o início deixar claro que estamos falando aqui de gestão de operação do contencioso, de Legal Operations e não da qualidade técnica dos serviços – o escritório externo realmente atende as tarefas administrativas específicas?
A tarefa de gerar dados e relatórios costuma ser um ponto crítico na operação do contencioso. Normalmente cabe aos escritórios externos, sendo que os recursos humanos e tecnológicos para tais tarefas já estão na composição dos preços dos seus honorários.
No entanto, quando fazemos mapeamento dos processos operacionais de contencioso, uma constatação comum é a de que o time interno dedica várias horas auditando e ajustando relatórios e, ainda assim, muitas vezes não se alcançam informações confiáveis e completas.
Este gargalo tende a ser ajustado com automação dos processos e seus fluxos, que contemplam a coleta dos dados no dia a dia da operação e com o controle das entregas Se necessário, deve haver ajustes nos contratos dos escritórios, prevendo as tarefas em questão e respectivos prazos.
O melhor lugar para o departamento jurídico é uma plataforma
Os softwares jurídicos mais vendidos do mercado para gestão da operação de contencioso são ERPs, que tem como principal funcionalidade o registro de dados de todas as áreas da organização, amarrando os controles ao Departamento Financeiro e gerando relatórios.
Os ERPs jurídicos têm enfoque principal na área de contencioso, e amarram os dados de processos judiciais e administrativos, controle de agendas e prazos da operação e o módulo de controle financeiro para escritórios de advocacia.
As empresas já compreenderam que acessar diretamente os ERPs dos escritórios externos, de um modo geral, não atende às suas necessidades, porque:
- Várias perguntas ficam sem respostas por falta de campos de dados específicos,
- Os dados da empresa não estão em um só escritório externo o que torna a necessária a tarefa de consolidação dos dados provenientes de todos eles e
- A parte da operação que fica dentro da empresa (SAC, Financeiro, RH), não está no ERP do escritório externo.
Os ERP mais vendidos para Departamentos Jurídicos acrescentaram uma ou outra funcionalidade, mas rigorosamente não atendem quanto à automação de fluxos e documentos, conectividade e integração. Em suma, não são uma plataforma.
A automação de toda a operação do contencioso da empresa em uma Plataforma elimina os silos, conectando o Jurídico interno, escritórios externos, operação, financeiro, RH, SAC, entre outros, substituindo os e-mails por registros em dados em campos próprios, sempre atualizados pelos usuários na comunicação da rotina operacional.
Além disso, a integração, própria das plataformas, é fundamental para soluções sistêmicas, considerando que as demandas da empresa vão além do jurídico e mesmo da área de contencioso é importante que seja possível a transferência de dados entre softwares.
O DEJU tem a plataforma como tecnologia de base da sua solução de Legal Operations incluindo ferramentas digitais, personalização dos campos e a automação completa dos fluxos com tarefas Jurídico interno, outras áreas da empresa e os escritórios externos.
Com a conectividade tudo vai se aprimorando, a partir de métricas e dados, de análise colaborativas e tudo isso torna mais fácil enxergar as soluções e ir conectando ainda mais, juntando, fazendo as pontes e integrando a Plataforma DEJU a outras plataformas internas, de controladoria jurídica ou de escritórios, ERPs financeiros e jurídicos, inteligência artificial etc.
A importância da base de dados para soluções robustas de inteligência artificial
É importante falar ainda da inteligência artificial, a grande aposta das operações de contencioso.
Já são amplamente utilizados no contencioso robôs de mineração na base de dados dos Tribunais. Eles capturam dados de “capa” e de andamento dos processos e imputam estes dados de forma não totalmente automática nem filtrada nos ERPs ou nas plataformas. Eles também são usados para jurimetria e predição, que consiste em captar, armazenar e analisar dados das decisões dos Tribunais e prever a possibilidade de êxito das demandas semelhantes.
Também há soluções que integraram plataformas e inteligência artificial para leitura da inicial, reconhecimento de documentos pertinentes armazenados na base e produção automática de kits de defesas – com contestação e documentos – de modo que o advogado passa a ser um revisor. Outro exemplo de utilização da inteligência artificial nas empresas hoje são plataformas que analisam dados de uma base nem sempre estruturada (data lake) e dão respostas rápidas.
Como dissemos, a inteligência artificial já é usada no contencioso, mas um salto tecnológico é esperado desde que o Chat GPT encantou o mundo. Verdade que há respostas imprecisas do Chat GPT, mas elas decorrem do fato de que ele foi “treinado” nas bases de dados “raspadas” da internet. Ocorre que essa tecnologia, chamada de modelos de linguagem, tende a ser usada como interface em bases de dados mais qualificadas e ricas em conteúdo, gerando resultados mais robustos.
Por isso não podemos perder de vista que o desenvolvimento tecnológico da inteligência artificial forte apenas vai trazer respostas robustas a partir de bases de dados qualificadas e, embora haja boas bases jurídicas públicas disponíveis para qualquer empresa de software, como a dos tribunais, as perguntas específicas da empresa apenas serão respondidas a partir de um acervo sobre a inteligência jurídica do seu negócio. Sim, dados são o novo petróleo e gerir conhecimento e adquirir ativos de informação deve se tornar uma abordagem estratégica desde já.
Dados relevantes na operação de contencioso
É sempre mais fácil decidir com base em dados, como se diz por aí, o que não é medido não é gerenciado. Sem captação, armazenamento e análise de dados não se tem data driven. Mas afinal, quais dados seriam tão impactantes assim na gestão dos Processos Judiciais e Administrativos que merecem todo esse esforço? Vamos falar de alguns.
Dados de contingências atribuem valores
Talvez o objetivo mais árduo da gestão operacional do contencioso seja alcançar uma certa acuracidade na estimativa dos valores envolvidos nos processos, as chamadas contingências.
Contingências ativas ou passivas de processos são créditos ou débitos que decorrem dos fatos passados que ensejaram ajuizamento da ação e cuja existência apenas será confirmada por eventos futuros incertos – uma decisão judicial, decisão administrativa ou acordo – que não estão totalmente sob controle da empresa.
Valor de contingência se refere a um risco, portanto segue a regra geral de valoração de risco, representada na seguinte fórmula: impacto (valor total da perda, caso o sinistro ocorra, ou da oportunidade, caso ela se confirme) x percentual da probabilidade de perda ou êxito.
O valor do impacto envolve uma avaliação do valor da causa, que representa o somatório dos pedidos, atribuído pelo autor da ação. Entretanto, o valor do impacto deve excluir pedidos manifestamente infundados e reduzidos os valores excessivos, em desacordo com os julgamentos anteriores de casos da própria empresa ou de terceiros, disponíveis nas bases de dados dos tribunais. Por outro lado, para além dos pedidos do processo, devem ser analisados os riscos reputacionais e todos os efeitos jurídicos do direito discutido, mesmo que não haja pedido de condenação, como no caso das ações declaratórias, produção antecipada de provas, procedimentos administrativos, fases pré-processuais etc.
Já o percentual de perda ou êxito se refere à frequência com que a empresa perde cada tipo de ação de polo passivo (débito) ou ganha cada tipo de ação de polo ativo (crédito). A assertividade dos cálculos de contingências melhora com o dado concreto do percentual de perda por tipo de processo, obtido pelo histórico dos êxitos e condenações. Na falta de dados sobre percentual de perda, a praxe é se arbitrar provável (100%), possível (50%) e remoto (0%).
Outro critério interessante de estimativa de contingência passiva é o valor médio de perda em ações do mesmo tipo, o que funciona bem, se a média for obtida com valores atualizados de processos de uma tipologia bem específica.
Ocorre ainda que o valor de contingência vai mudando durante o processo e as incertezas vão reduzindo depois da prova de audiência, da sentença e fica pouco mutável após a decisão de segunda instância. Por isso, usamos a fórmula do cálculo do risco (impacto x probabilidade) na contingência inicial e para a parte ainda indefinida ante a probabilidade de êxito do recurso.
Explicando melhor, a partir da sentença, liquidamos a decisão e acrescentamos ou excluímos os valores relacionados aos pedidos que são objeto de recurso das partes e que entendemos que há probabilidade deles serem alterados e apenas quanto a estes pedidos fazemos o cálculo do risco. Isso se repete a cada decisão. Ao fim, também são comuns divergências de cálculos em liquidação. Em termos de contingência, adotamos nossos cálculos, depois substituímos o valor pelo cálculo homologado.
Óbvio, quase ninguém imputa dados de contingência assim nos ERP, porque é trabalhoso. No entanto, esses dados de valores quase sempre estão nos e-mails trocados entre os envolvidos, porque nenhum advogado corporativo vai pagar processo ou autorizar recurso sem saber direitinho o que está fazendo,
Sobre contingências, mais um aspecto a se comentar é que a classificação da perda provável não tem relação com a fase dos processos. Conforme as regras contábeis (CPC25) só é necessário reservar o valor das contingências passivas prováveis e inclusive é recomendável gerar um budget que viabilize negociação de acordos, o que pode trazer economias significativas e uma melhor gestão do fluxo de pagamento das condenações.
Para que haja tratamento do risco, a análise de perda ou êxito deve passar ainda pela investigação das causas raízes, ou seja, a causa da existência ou perda em um processo judicial – por exemplo, desconformidades legais, direitos discutíveis, deficiências de documentação. Agrupar os processos pela causa raiz possibilita assertividade no monitoramento e tratamento dos riscos jurídicos
A identificação de cada processo com rótulos (metadados) – como causa raiz, local, unidade de negócio, produto ou serviço a que se refere a discussão, nome da assistência técnica, tipo de fornecedor – associados ao valor de contingência cria uma base jurídica com respostas muito interessantes, que podem ainda ser cruzadas com outras bases, por exemplo – valor pago em processos x faturamento da empresa ou de número de reclamações trabalhistas ajuizadas em um ano x número de demissões do mesmo ano. Isto sim é data driven.
Dados de tratamento do risco para alocação de recursos e melhores políticas de acordo
Devemos pensar no processo judicial em si como risco de condenação em contingências passivas, que deve ser tratado – eliminado, mitigado ou compartilhado/transferido. Ou como risco de êxito, em contingências ativas.
Para decidir melhor, é preciso ter dados sobre custo do tratamento do risco, ou seja, quanto custa levar para o Judiciário cada tipo de discussão, considerando o somatório dos valores dos honorários do escritório externo, do valor hora do advogado interno, das custas, dos honorários de perito e assistente técnico (se for o caso) e das outras despesas processuais. Também é importante medir quanto tempo vai durar o processo judicial (vide painel CNJ) ou administrativo, o que impacta muito na decisão entre fazer acordo em uma contingência ativa ou buscar a justiça para recuperar o crédito e na adoção ou não de honorários mensais na contratação de escritórios externos.
Esses dados permitem uma escolha mais assertiva quanto ao escritório externo e ao modelo de contração (pagamento mensal, valor único por parcelas em eventos do processo, honorários de êxito etc), bem como, a definição dos valores teto em cada negociação de acordos judiciais e em processos administrativos, se for o caso.
Dados de qualidade
No fim do dia, o que importa mesmo é se a empresa percebe valor na prestação do serviço jurídico corporativo, por isso é bom criar requisitos de qualidade operacional e avaliar a qualidade da performance no processo.
Medir a qualidade do serviço do contencioso é desafiador, especialmente em carteiras de processos de perda provável. Métricas comuns são valor economizado comparando o que foi pago, com o valor de impacto inicial (vide acima) e o percentual de recuperação, comparando o valor pedido com o valor recuperado, no caso de contingências ativas. No DEJU, usamos ainda o score de satisfação do cliente interno, pedindo para ele avaliar considerando as expectativas compartilhadas e os resultados alcançados.
O cumprimento de prazos e entregas é essencial para garantir a qualidade da operação do contencioso, que é repleta de prazos “fatais”, então o monitoramento dos fluxos automatizados com registros de dados sobre a atuação dos envolvidos ajudam na análise da performance desse fluxo.
Com a ajuda de profissionais de Legal Operations, por meio da inovação tecnológica dos processos e do data driven, a Gestão de Processos Judiciais e Administrativos no Departamento Jurídico pode dar um salto de qualidade e o DEJU está aí para ajudar as empresas com isso.
